Для виконання проєктів, Громадська організація Truth Hounds потребує надавача логістичних послуг, включаючи, але не обмежуючись наступними послугами:
- підбір, бронювання та підготовка місця проведення заходу відповідно до потреб, особливих побажань та вказаного бюджету Замовника (не менше трьох варіантів місця проведення кожного заходу на вибір);
- комунікація з учасниками заходу, а саме: узгодження часу прибуття учасників, отримання підтвердження участі від учасників, інформування учасників щодо організаційних питань заходу та інше відповідно до вимог Замовника;
- щоденний супровід заходу менеджером організації: забезпечення умов проживання в готелі відповідно до вимог Замовника (кондиціювання, опалення, санітарно-гігієнічні умови); забезпечення придатності конференц-зали до проведення заходу відповідно до вимог Замовника, розміщення стільців/столів та іншого обладнання;
- організація поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду;
- щоденна реєстрація учасників;
- організація харчування учасників та коригування відповідно до змін під час заходу;
- транспортні послуги: організація трансферу для учасників заходу з/до вокзалу/аеропорту до/з місця проведення заходу (автобус, мікроавтобус, легкове авто); компенсація або купівля квитків учасників до/з міста проведення заходу;
- надання обладнання для заходів: мультимедійні проєктори, комп’ютери/ноутбуки, принтери, фліп-чарти, обладнання для синхронного перекладу, звукова апаратура, технічна підтримка тощо;
- замовлення інших додаткових послуг для заходу.
До участі в тендері запрошуємо юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців з України, які можуть запропонувати відповідні послуги.
Ключові критерії оцінки конкурсних заявок
Заявки будуть оцінюватися тендерним комітетом «Трус Хаундс» за такими критеріями:
- Вартість надання послуги / сервісного збору (40 балів);
- Умови оплати (20 балів);
- Досвід роботи в заявленій сфері, у тому числі з організаціями неурядового сектору (30 балів);
- Наявність листів-рекомендацій та/або відгуків про співпрацю від компаній/організацій (10 балів).
Замовник залишає за собою право не розглядати неповні, очевидно невідповідні та несвоєчасно подані заявки.
Зацікавлені організації просимо надати:
- Інформацію про компанію / юридичну особу;
- Посилання на аналогічний досвід ФОП/юридичної особи;
- Розмір сервісного збору;
- Умови оплати;
- Уставні документи, копії свідоцтв, витягів;
- Сертифікати членів команди, відгуки клієнтів на підтвердження надання послуг в аналогічній сфері – бажано.
Терміни:
- прийом тендерних пропозицій за цим технічним завданням – до 17:00 30 вересня 2024 року;
- повідомлення всім учасникам остаточного рішення про обрання підрядника на сайті організації – 04 жовтня 2024 року
Контакти
Пропозиції надсилати на адресу: info@truth-hounds.org
Truth Hounds залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку конкурсну заявку відповідно до документації і власних Політик і Процедур та право припинити процедуру тендеру й відмовитися від всіх Заявок у будь-який час до укладення договору, не несучи, при цьому, ніякої відповідальності перед учасниками тендеру та не надаючи пояснення такому рішенню.
